Gérer les absences (présences émargées par l’apprenant)

Objectif de l’article

Comprendre comment traiter une absence lorsqu’un apprenant n’a pas émargé, sachant que la présence est déclarée automatiquement par l’apprenant via l’émargement (signature / action).

1. Principe : on ne saisit pas les présences

Dans l’application, la présence est enregistrée via l’émargement réalisé par l’apprenant.

En clair :
✔️ si l’apprenant émarge → la présence est automatiquement prise en compte
❌ vous n’avez pas à “mettre présent” manuellement
✅ vous intervenez uniquement en cas d’absence (exception)

2. Quand créer / modifier une absence

Vous créez une absence lorsque :

• l’apprenant n’a pas émargé sur un créneau

• ou qu’il est réellement absent, même si l’émargement n’a pas eu lieu

En clair :
✔️ l’absence sert à expliquer une non-présence
✔️ elle complète le dossier (financeur, qualité, audit)

3. Ce que contient une absence

Une absence est constituée principalement de :

• Justification d’absence (obligatoire)

• Absence justifiée (oui/non) selon votre règle interne

La date n’est pas le point central ici : elle est déjà portée par le créneau concerné.

En clair :
✔️ on rattache l’absence à un créneau existant
✔️ on décrit le motif, pas une “date de présence”

4. Justification d’absence (champ obligatoire)

Quand vous déclarez une absence, la justification est obligatoire (limite de longueur : 500 caractères).

Exemples :

• arrêt maladie

• contrainte professionnelle

• force majeure

• absence non justifiée (si vous le souhaitez, mais il faut le dire)

En clair :
✔️ une absence sans justification = dossier incomplet
✔️ la justification sert à tracer et défendre le dossier

5. Absence justifiée : à quoi ça sert

Le champ “absence justifiée” sert à distinguer :

• absent avec motif accepté

• absent sans motif accepté

En clair :
✔️ utile pour les règles internes
✔️ utile pour certains financeurs / contrôles

6. Signature : non concernée ici

La signature est liée à l’émargement (fait par l’apprenant).
Dans le cas d’une absence :

❌ on ne saisit pas de signature
✔️ on saisit un motif

En clair :
✔️ signature = preuve de présence (apprenant)
✔️ justification = explication d’absence (admin)

7. Enregistrer une absence

Au moment d’enregistrer, l’application vérifie :
✔️ que la justification est renseignée si l’apprenant est absent

Boutons disponibles :

• Enregistrer : sauvegarde et retour à la liste

• Enregistrer et nouveau : sauvegarde et prépare une nouvelle saisie

8. Bonnes pratiques

✔️ ne créez pas d’absence si l’apprenant a émargé correctement
✔️ traitez les absences rapidement (évite les oublis)
✔️ soyez factuel dans la justification (court, clair, daté si nécessaire)
✔️ cochez “justifiée” uniquement si vous avez un motif accepté (selon vos règles)

9. Pièges fréquents

🚫 déclarer une absence alors que l’apprenant a émargé
🚫 laisser une absence sans justification
🚫 confondre “absence justifiée” et “présence”
🚫 essayer de “rattraper” une présence via l’admin (ce n’est pas le rôle ici)

10. En une phrase

La présence se prouve par l’émargement apprenant ; l’administrateur ne gère que les absences.